چرا فرآیندنویسی در هر کسب و کاری ضروری است؟
مقدمه‌ای بر فرآیند و فرآیندنویسی
به مجموعه ای از فعالیت های مشخص و مرتب شده، در یک محدوده زمانی و در یک مکان معین که شروع آن مشخص است، فرآیند میگویند. در تعبیری دیگر، فرآیند، معرفی ورودی های مشخص است که در نهایت به خروجی مدون ختم میشود و در نتیجه منجر به عملکرد بهتر خواهد شد.
به طور مثال، همانطور که در مقاله انواع روش های طراحی شغل گفته شد، آقا و خانم گیلبرت (از پیشروان حوزه مهندسی صنایع) در کارگاه مبل سازی خود، با انجام فرآیندنویسی توانستند روند کارهای کارکنان خود را بهبود بخشند.
عناصر اصلی فرآیندنویسی
1) عنوان
سرآغازی است که فرآیند با آن شناخته می شود. عنوان باید ساده اما دربرگیرنده کل مفهوم فرایند باشد.
2) هدف
هدف فرآیند به صورت واضح و شفاف مشخص میکند که با انجام مراحل یک فرآیند به چه هدفی میخواهیم برسیم.
مثال: {عنوان: درست کردن برنج
هدف: طبخ برنج بدون سوختگی یا شفته شدن 🙂 }
3) دامنه
دامنه فرآیند یعنی یک فرایند از کجا شروع میشود و به کجا میرسد و باید به صورت دقیق مشخص باشد.
نکته: نوشتن چک لیست هم به نوعی فرآیندنویسی محسوب میشود. به این دلیل که یک تعدادی داده ورودی داریم و با انجام روند کلی روی این داده ها به خروجی مدنظر می رسیم.
اگر بتوانیم در خود نگرش فرآیندی ایجاد کنیم برای انجام هر فعالیتی میتوانیم فرایندی تعریف کنیم که در آن ورودی را به خروجی تبدیل کنیم. داشتن نگرش فرآیندی باعث میشود مسیر حرکت مان مشخص شود، کارهای تکراری را حذف شوند و سرعت و کیفیت انجام کار افزایش یابد.
مهم‌ترین مزایای فرآیندنویسی
-
ادامه موثرتر کارها درجهت رشد
-
نظارت بر روند انجام کارها
-
ترکیب فعالیت‌هایی که با یکدیگر هم‌پوشانی دارند
الگوریتم چیست و چه ارتباطی با فرآیندنویسی دارد؟
هر دستورالعملی که مراحل انجام کار را به ترتیب و به صورت دقیق و با جزئیات کافی بیان میکند. برای بیان الگوریتم، از چارت یا تصویر استفاده میکنیم. هر فرایند شامل یک ورودی (درونداد یا input) و یک خروجی (برونداد یا output) است.
مراحل فرآیندنویسی
-
مشخص کردن موضوع فرآیند
-
تعیین کردن مرز فرایند (از کجا شروع شود و در کجا تمام شود)
-
ثبت مرحله به مرحله کارها
-
مشخص کردن ارتباط و توالی فعالیت ها با یکدیگر
-
چک کردن مجدد فرایند جهت اطمینان از درستی آن
-
تعیین کردن نتیجه فرآیند
اشکال هندسی متفاوت در فرآیندنویسی
انواع فرآیندها
1-فرآیند هسته ای: فرآیند کلی تا رسیدن به نتیجه نهایی
2-فرآیند اصلی: جهت رسیدن به فرآیند هسته ای پدید آمده و به فرآیندهای کوچک تری تقسیم میشود.
3-فرآیند پشتیبانی: در مسیر قرار دادن فرآیند اصلی (مثال کمک به جابجایی دیگ بزرگ غذا {این کمک نوعی پشتبانی از فرآیند اصلی طبخ غذای نذری ست})
4-فرآیندمدیریتی: نظارت بر همه فرآیندها
معرفی چرخه دمینگ
چرخه دمینگ یا PDCA برای استفاده در مدیریت استراتژیک طراحی شده است و شامل چهار مرحله زیر است:
P: Plan
D: Do
C: Check
A: Action
در این چرخه، باید نقشه طراحی کنید، انجام دهید، چک کنید، اقدام کنید و دوباره این چرخه را ادامه دهید.
امیدواریم که به کمک فرآیندنویسی و تهیه چک لیست برای فعالیت‌های شخصی و کاری خود، بتوانید بازدهی و سرعت عملکرد خود را بالا ببرید. نظر شما در مورد فرآیندنویسی چیست؟! تا حالا ازش استفاده کردید؟! خوشحال می‌شویم نظرات و پیشنهادات خود را با ما در میان بگذارید. برای خواندن سایر مطالب آموزشی سایت نوآفرین روی کلمه مقالات مدیریت و کسب‌وکار کلیک کنید.
creately.com/blog/diagrams/process-documentation-guide
گردآوری: تیم نوآفرین
ما در نوآفرین کنار کسب و کار شما هستیم 🙂
دیدگاهتان را بنویسید