قبل از تعریف تجزیه و تحلیل شغل(job analysis)، بهتره که تعریفی از سازمان داشته باشیم. سازمان یک سیستم عقلایی هست که گروهی از افراد بصورت آگاهانه و منظم برای رسیدن به یک هدف مشترک و از پیش تعیین شده مشارکت می‌کنند.

سازمان زمانی ایجاد میشه که رسیدن به یک هدف، از عهده یک شخص به تنهایی خارج باشه . پس پایه و اساس یک سازمان، وظایفی هست که بوسیله اعضای اون سازمان انجام میشه. این وظایف باید با هم هماهنگ و در جهت رسیدن به اهداف باشن. در اینجا هست که اهمیت تجزیه و تحلیل مشاغل در سازمان مشخص میشه.

تجزیه و تحلیل شغل  job analysis یعنی چی؟

تجزیه و تحلیل شغل فرایندی هست که از طریق اون ماهیت و ویژگی‌های هرکدوم از مشاغل سازمان بررسی میشه و اطلاعات کافی درباره این مشاغل جمع‌آوری و گزارش میشه. درواقع وقتی درباره تجزیه و تحلیل شغل حرف میزنیم، منظور اینه که تعیین می‌کنیم هر شغل چه وظایفی رو شامل میشه و برای احراز این موقعیت شغلی لازمه که چه مهارت، دانش و توانایی‌هایی رو داشته باشیم.

در یک تعریف، تجزیه و تحلیل شغل، خلاصه‌ای از وظایف و مسئولیت‌های شغل، رابطه اون با شغل‌های دیگر سازمان، دانش و مهارت لازم برای انجام اون شغل و شرایط کاری هست. وقتی یک شغل رو تجزیه و تحلیل میکنیم، درواقع باید شغل رو اونطوری که انجام میشه، گزارش کنیم. نه اینکه بگیم اون شغل در گذشته به چه صورتی انجام میشده و یا باید به اینصورت انجام بشه!

کاربرد تجزیه و تحلیل شغل

اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست میاد، در امور مختلفی میتونه کاربرد داشته باشه مثلا:

کارمندیابی و انتصاب:

زمانی که میخوایم یک فرد رو برای تصدی شغل در سازمان انتخاب و استخدام کنیم، باید کاملا درباره ویژگی‌های شغل و مهارت‌هایی که برای انجام دادنش لازم هست آگاه باشیم. پس نیاز هست که شغل رو تجزیه و تحلیل کنیم تا مناسب‌ترین فرد رو انتخاب کنیم. یعنی فردی که مهارت‌ها و توانایی‌های لازم رو برای انجام دادن اون شغل داشته باشه.

آموزش:

اهداف آموزشی هر سازمان، بستگی به تجزیه و تحلیل اون شغل داره. افرادی که در حال حاضر دریک شغل انجام وظیفه میکنند، برای بهتر انجام دادن اون وظایف، نیاز هست که آموزش ببینن. از طرفی، افراد جدیدی که قرار هست در یک شغل استخدام بشن، باید آموزش‌هایی براشون تدارک ببینید تا بتونن از پس اون شغل بربیان. پس نیاز هست که تجزیه و تحلیل شغل رو انجام بدین تا برای آموزش افراد برنامه‌ریزی کنید.

ایمنی:

زمانی که تجزیه و تحلیل شغل رو انجام میدین، خطرهای موجود در کار، روش‌های غلط انجام کار یا نبود ایمنی در محیط کار مشخص میشه.

ارزیابی عملکرد:

برای اینکه تشخیص بدید کارکنان عملکرد خوب یا بدی داشتن، اول باید شرح دقیقی از وظیفه‌های شاغل داشته باشید. پس با تجزیه و تحلیل شغل، این معیار به دست میاد و میتونید ارزیابی عملکرد رو انجام بدید.

حقوق و دستمزد:

تنها زمانی میتونید یک دستمزد عادلانه پرداخت کنید که ارزش اون شغل نسبت به مشاغل دیگه رو به درستی بسنجید. تجزیه و تحلیل شغل، درجه سختی، وظایف و مسئولیت‌ها، مهارت و توانایی‌های لازم برای اون شغل رو مشخص میکنه. اینطوری شما میتونید جدول پرداخت حقوق و دستمزد رو تهیه کنید پرداخت عادلانه‌ای داشته باشید.

طراحی شغل:

از اطلاعاتی که تجزیه و تحلیل شغل در اختیار ما قرار میده، میتونیم برای طراحی شغل یا تغییر ساختار شغل، استفاده کنیم.

تجزیه و تحلیل شغل برعهده چه کسی هست؟

از اونجایی که تجزیه و تحلیل شغل یا کارشکافی، یک کار تخصصی هست، بهتره که یک فرد متخصص و باتجربه این کار رو انجام بده. این فرد متخصص باید با خصوصیت کارکنان، مشاغل، گردش کار در سازمان و ماهیت خود سازمان آشنایی داشته باشه. در بعضی از سازمان‌ها که این موضوع خیلی براشون مهم هست، یک واحد مستقل تجزیه و تحلیل مشاغل رو ایجاد میکنند. اما بعضی سازمان‌ها که بودجه لازم رو ندارن و یا فقط گاهی تجزیه و تحلیل مشاغل رو انجام میدن، این کار رو برون‌سپاری میکنن و به دست متخصصصان خارج از سازمان میسپرند.

مشکلات تجزیه و تحلیل شغل

واکنش کارکنان:

زمانی که شما یک شغل رو تجزیه و تحلیل میکنید، متصدی اون شغل دچار توهماتی میشه و از خودش میپرسه که آیا من کارم رو به درستی انجام ندادم؟ ایا میخوان وظایف و مسئولیت‌های شغل من رو زیاد کنند؟ یا اینکه برعکس، میخوان وظایف منو محدود کنن؟!

راه حل چیه؟ راه‌حل اینه که شما قبل از اینکه شروع کنید به تجزیه و تحلیل اون شغل، خیلی روشن و واضح برای متصدی شغل، توضیح بدین که چرا اینکار رو انجام میدین و هدفتون رو بدون ابهام بهش میگید.

کم و کاستی‌های فرایند:

افراد دیدگاه‌های متفاوتی دارن و از یک شغل برداشت‌های مختلفی می‌تونن داشته باشن. درنتیجه به سوالاتی درباره وظایف یک شغل، جواب‌های متفاوتی داده میشه. از یک طرف هم ممکنه که کارشناس‎ها، آمار و اطلاعات رو به صورت‌های گوناگونی تفسیر کنن.

در تجزیه و تحلیل مشاغل، باید اطلاعات مربوط به شغل رو در فواصل معینی مجدد بررسی کنید. چون به مرور زمان، تغییر و تحولی در رویه انجام کار، تکنولوژی، مهارت‌ها و بطور کلی در یک شغل ایجاد میشه. شما باید این اطلاعات رو به روز نگه دارید تا اطلاعات موجود درباره شغل، با محتوا و واقعیات اون شغل هماهنگ باشه.

نتیجه گیری:

تو این مقاله شما رو با مفهوم و کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل آشنا کردیم. از اینجا به بعد، بهتره که با روش‌های تجزیه و تحلیل شغل هم آشنا باشید. برای همین به شما پیشنهاد می‌کنیم که به مقاله نوآفرین با عنوان 6 روش تجزیه و تحلیل شغل در سازمان نگاهی بندازید!