تجزیه و تحلیل شغل، خلاصه‌ای از وظایف و مسئولیت‌های شغل، رابطه اون با شغل‌های دیگر سازمان، دانش و مهارت لازم برای انجام اون شغل و شرایط کاری هست. وقتی یک شغل رو تجزیه و تحلیل میکنیم، درواقع باید شغل رو اونطوری که انجام میشه، گزارش کنیم. نه اینکه بگیم اون شغل در گذشته به چه صورتی انجام میشده و یا باید به اینصورت انجام بشه!

قبلا درباره تعریف و کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل مقاله‌ای با عنوان 6 کاربرد و فواید تجزیه و تحلیل شغل در سازمان منتشر کردیم. تو مقاله حاضر، با روش‌های انجام دادن کارشکافی، یا همون روش‌های تجزیه و تحلیل مشاغل آشنا میشید.

روش های تجزیه و تحلیل شغل

مشاهده مستقیم:

برای مشاهده و جمع‌آوری اطلاعات درباره مشاغل نسبتا ساده، از روش مشاهده مستقیم به همراه روش‌های دیگه استفاده میشه. روش کار به این صورت هست که فرد تحلیلگر، اجرای کار توسط افراد رو زیر نظر میگیره و یادداشت‌برداری میکنه و اطلاعات زیر رو استخراج میکنه:

• چه کاری، به چه صورت انجام میشه؟
• چه مدت زمانی صرف انجام دادن وظایف اون شغل میشه؟
• شرایط محیطی کار چطوره؟
• چه ابزارآلاتی نیاز هست؟

روش مشاهده مستقیم برای تجزیه و تحلیل مشاغلی که تکراری هستن و زمان انجامشون کوتاه هست کاربرد داره. اما برای مشاغلی که پیچیده هستن و یا مدت زمان طولانی رو نیاز داره، امکان‌پذیر نیست.

برای انجام مشاهده مستقیم، باید افراد متخصصی رو بکار گرفت. افرادی که بدونن دنبال چه چیزی هستن و از چه چیزهایی باید یادداشت برداری کنند. فردی که این مشاهده رو انجام میده، باید حواسش باشه که حضورش در محیط کار، در روال عادی انجام کار اختلالی ایجاد نکنه، وگرنه نتیجه‌ای که به دست میاد، قابل اطمینان نیست و اعتبار چندانی نداره.

مصاحبه:

تحلیلگر با افرادی که درباره شغل اطلاعاتی دارن ارتباط برقرار میکنه و درباره شغل اطلاعات لازم رو بدست میاره. مصاحبه میتونه بصورت باز یا بسته انجام بشه.

مصاحبه باز، چارچوب مشخصی نداره و سوالات از قبل تعیین نشدن و یا خیلی محدود هستن. هیچ قضاوت قبلی درباره اینکه چه پاسخی درست و چه پاسخی اشتباه هست، وجود نداره. به مصاحبه‌شونده اجازه داده میشه که خودش بحث رو به جاهایی ببره که فکر میکنه مهم هست.

مصاحبه بسته چارچوب مشخصی داره و سوالات از قبل تعیین شدن. مصاحبه‌گر سوالات رو بطور منظم و ب   ه ترتیب میپرسه. وقتی سوالات از پیش تعیین شده باشن، به این معنی هست که جنبه‌های مختلف شغل در نظر گرفته شده و اطلاعات جامع‌تری از اون شغل به دست میاد.

مصاحبه به سه طریق انجام میشه:

• مصاحبه انفرادی با متصدی شغل.
• مصاحبه گروهی با کارکنانی که شغل‌های یکسان دارند.
• مصاحبه با سرپرستان یا کسانی که انتظار میره آشنایی کامل با شغل داشته باشند.

نمونه سوال‌هایی که در مصاحبه تجزیه و تحلیل شغل مطرح میشه:

• شغل شما چیست؟
• وظایف مهم و اصلی شما در این شغل چیست؟
• در چه قسمتی کار میکنید؟
• این شغل به چه تحصیلات، تجربه و مهارت‌هایی نیاز دارد؟
• در چه فعالیت‌هایی مشارکت دارید و نقش شما در این فعالیت‌ها چیست؟
• مسئولیت‌های شغل شما چیست و در مقابل چه چیزهایی باید پاسخگو باشید؟
• معیارها و استانداردهایی که معمولا کار شما با آن سنجیده می‌شود چیست؟
• نیازهای بدنی کار شما چقدر است؟
• نیازهای فکری کار شما چه میزان است؟
• محیط و شرایط کاری شما چگونه است؟
• شرایط بهداشتی و ایمنی محیط کار شما چگونه است؟
• آیا در محیط کار یا برای انجام دادن کار در معرض خطر قرار دارید؟

پرسشنامه:

پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل شامل هر دو نوع سوالات عینی و قضاوتی هست. (سوال عینی یعنی سوالاتی که احتیاج به تحلیل ندارن و سوالات قضاوتی یعنی سوالاتی که باید تحلیل بشن.)

برای تجزیه و تحلیل مشاغل فعلی، اول فرم پرسشنامه رو به متصدی شغل میدن تا تکمیل کنه. بعد فرم تکمیل شده توسط سرپرست اون فرد تایید میشه و بعدش هم به کارشناس تجزیه و تحلیل شغل داده میشه. اما برای تجزیه و تحلیل مشاغل جدید، پرسشنامه برای فردی فرستاده میشه که قراره سرپرست متصدیان این مشاغل رو به عهده داشته باشه.

نکات مهم در طراحی پرسشنامه:

• تعداد سوال‌ها باید کم باشه. چون افراد معمولا حوصله ندارن به سوال‌ها جواب بدن!
• برای افرادی که پرسشنامه رو در اختیارشون میذارید، باید توضیح بدین که چرا باید سوالات رو جواب بدن و از جواب‌هاشون چه استفاده‌ای قراره بشه.
• سوالات پرسشنامه باید ساده و قابل فهم باشه.

مصاحبه گروهی:

مصاحبه گروهی هم مثل مصاحبه انفرادیه با این تفاوت که بجای مصاحبه با یک نفر، با تمام افرادی که مشاغل یکسان در سازمان دارن بطور همزمان مصاحبه میشه. اطلاعات مصاحبه گروهی، دقیق‌تر از مصاحبه انفرادی هست.

نشست متخصصان:

در این روش، جلساتی تشکیل میشه و از افرادی که دانش و اطلاعات زیادی درباره شغل دارن نظرخواهی میشه. تو این روش، اطلاعات مفیدی به دست میاد اما برداشتی که متصدی شغل از شغلش داره و همچنین واقعیات شغل نادیده گرفته میشه.

ثبت وقایع:

در این روش از متصدی شغل خواسته میشه که فعالیت‌های روزانه خودش رو یادداشت کنه. ثبت روزانه، اطلاعات دست اولی به تحلیلگر میده اما کار وقت‌گیری هست و مدت زمان زیادی بگذره تا همه وقایع یک شغل رو ثبت کنیم. به همین علت هم هزینه‌های انجام این روش بالا میره.

نتیجه گیری:

روش های کارشکافی رو با هم بررسی کردیم. در یک جمع‌بندی می‌تونیم بگیم، هنوز روش بخصوصی که برای تجزیه و تحلیل همه مشاغل در هر شرایط مناسب باشه، وجود نداره. اما استفاده از ترکیبی از روش‌های مختلف، موثرتر از بکارگیری هرکدوم از روش‌ها به تنهایی هست. پس سعی کنید اطلاعات درست و مفیدی رو از چند منبع به دست بیارید.

بنظر شما ترکیب کدوم روش‌ها با هم میتونه موثرتر باشه؟ اگه تجربه‌ای دارید، تو قسمت نظرات برای نوآفرین بنویسید!