در مقالههای قبلی درباره تجزیه و تحلیل شغل حرف زدیم. حالا، با استفاده از اطلاعاتی که در مراحل تجزیه و تحلیل شغل به دست آوردیم، میتونیم سراغ طراحی شغل بریم. اصلا طراحی شغل یا Job Design چیه و چه اهمیت و فایدهای داره؟!
طراحی شغل یعنی، محتوای شغل و روشهایی که کار باید به اون روش انجام بشه رو تعیین کنیم. درواقع، وظایف و مسئولیتها در یک شغل رو طوری تنظیم میکنیم که حداکثر کارایی و رضایت شغلی به دست بیاد و باعث رشد و پیشرفت و بهبود زندگی کاری افراد بشه.
سازگار نبودن شغل با روحیه و نیازهای کارکنان، باعث کمکاری، خستگی روحی و بیعلاقگی میشه. هدف از طراحی شغل، مشاهده، ثبت و تحلیل وضعیت فعلی شغل هست تا به اهدافی مثل افزایش بهرهوری، اثربخشی کار، انگیزش کارکنان، کاهش هزینه، رضایت شغلی و… برسیم. پس برای اینکه سازمان به اهدافش برسه، باید شغلها رو طوری طراحی کنه که از هرلحاظ کارآمد باشن.
مشاغل باید به صورتی طراحی بشن که کارکنان رو ترغیب کنه به بهترین نحو اون کارها رو انجام بدن. اگه شغلهارو طوری طراحی کنیم که دسترسی و انعطافپذیری کارکنان رو بالا ببره، قطعا رضایت شغلی و بهرهوری هم افزایش پیدا میکنه.
تشخیص نیازهای آموزشی و افزایش مهارت کارکنان از طریق آموزش
ایجاد ایمنی در محیط کار
بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان
حذف سطوح غیرضروری نظارت و کنترل
حداقل کردن هزینهها
تعیین استاندارد برای خدمت به مشتریان
عوامل موثر در طراحی شغل چه چیزهایی است؟
عوامل سازمانی، عوامل محیطی، عوامل رفتاری در طراحی مشاغل تاثیرگذار هستن. هرکدوم از این عوامل رو بطور مختصر توضیح میدیم.
عوامل سازمانی:
عوامل سازمانی که در طراحی شغل تاثیر داره شامل ماهیت کار، ارگونومی، گردش کار و فرهنگ هست.
ماهیت کار: در طراحی شغل باید ببینیم شغل، چه فعالیتها و وظایفی رو شامل میشه، نحوه اجرا، برنامهریزی و کنترل شغل رو هم باید در نظر گرفت.
ارگونومی: در طراحی شغل، باید توانایی جسمی و خصوصیات فردی کارکنان در نظر گرفته بشه. اگر شغل، متناسب با توانایی فرد طراحی بشه، کارایی و بهرهوری بالا میره.
گردش کار: نوع محصول و خدمتی که ارائه میکنیم، توالی جریان کار رو تعیین میکنه. باید بین فرایندهای مختلف محصول و خدمات، تعادل برقرار باشه، که در طراحی شغل به این موضوع توجه میشه.
فرهنگ: فرهنگ، همون روشها یا معیارهایی هست که نحوه انجام وظایف رو مشخص میکنه. این فرهنگ و این روشها، روی طراحی شغل تاثیر داره.
عوامل محیطی:
عوامل محیطی شامل عوامل داخلی و خارجی مثل مهارت، توانایی کارکنان، چشماندازهای اقتصادی و فرهنگی کارکنان هست.
عوامل رفتاری و انسانی:
شامل عواملی هست که مربوط به نیاز کارکنان هست. عواملی مثل استقلال، تنوع، بازخورد و… که بهرهوری رو در محیط کار بالا میبره.
استقلال: افراد نیاز دارند در محیطی کار کنند که از کسی ترسی نداشته باشند و آزادانه فعالیت کنند. این آزادی عمل باعث افزایش خلاقیت، وابستگی متقابل و افزایش کارایی در سازمان میشه.
بازخورد: افراد باید بازخورد مناسبی از عملکرد شغلی خودشون دریافت کنند.
تنوع: شغلهایی که یکنواخت هستن، باعث کسالت و بیحوصلگی میشن. شغلها باید تنوع لازم رو داشته باشن تا برای کارکنان جذاب باشن.
مهارت و توانایی: شغل باید طوری طراحی بشه که کارمند بتونه از تمام تواناییهای خودش استفاده کنه و کار رو به بهترین نحو انجام بده.
طراحی شغل یک موضوع پویا هست که عوامل مختلف مدام روی اون تاثیر میگذاره. عواملی مثل توسعه فناوری، انتظارات اجتماعی و فرهنگی از شغل، ارگونومی، عوامل فردی، فعالیتهای سازمانی و… روی طراحی شغل تاثیرگذار هستن. به همین دلیل، طراحی یک شغل، برای مدت طولانی نمیتونه اثربخش باشه.
بخاطر سرعت بالای توسعه فناوری، ماهیت شغل ها سریع تغییر میکنه. بنابراین نیاز به طراحی مجدد شغل داریم. یعنی با توجه به دیدگاههای جدید و عوامل مختلف، باید شغل ها رو مجددا طراحی کنیم. با این کار، خیلی از شغلها ممکنه حذف بشن و یا ممکنه محتوای بعضی از مشاغل تغییر کنه.
مراحل طراحی مجددشغل
شناسایی مشاغل:
اول، مشاغلی که باید مجددا طراحی بشن رو پیدا کنیم. مثلا وقتی سیستم اطلاعاتی سازمان از سیستم دستی به کامپیوتر تغییر پیدا میکنه، شغل افرادی که به این موضوع مرتبط هست، باید دوباره طراحی بشه.
شناسایی مطالب طراحی مجدد:
بعد از اینکه شغل ها رو مشخص کردیم، باید محتویاتی از شغل که باید تغییر کنند رو تعیین کنیم. با استفاده از روش های تجزیه و تحلیل شغل، توضیحات و مشخصات جدید برای هر شغل و ارتباطش با شغل های دیگه مشخص میشه.
تاثیرگذاری مجدد:
حتی اگه ماهیت شغل هم تغییر کنه، طراحی مجدد شغل باید در ابعاد اصلی، مثل مهارت، اهمیت کار، استقلال و بازخورد انجام بشه.
ارزیابی اثر طراحی مجدد:
زمانی که یک شغل رو مجددا طراحی کردیم، در این مرحله شغل رو بطور آزمایشی عملیاتی میکنیم. بعد از اجرا، بازخورد دریافت میکنیم و در ضورت لزوم، دوباره طراحی مجدد انجام میشه. اما اگه همه چیز خوب و رضایتبخش بود، شغل، به بخشی از مشاغل سازمان تبدیل میشه.
هدف از طراحی شغل، ایجاد بهرهوری، کارایی و ارائه محصول و خدمات با کیفیت هست. در درجه بعدی، هدف این هست که شغل افراد به اندازه کافی چالشی و جذاب باشه. همه این عوامل به هم پیوسته هستن و درنهایت باعث موفقیت و دستیابی به اهداف سازمان میشه.
